Yrityksien kustannukset ICT-kuluissa koostuvat alkuinvestoinneista, kiinteistä kuluista, ylläpidoista ja ohjelmistoista, muutoksista nykyiseen ympäristöön sekä hankekuluista. Näiden lisäksi kulupuolella on valitettavan usein hallitsemattomia kuluja. Ohessa olemme kuvanneet muutamia näkökulmia miten yritys pystyy hallitsemaan ICT-kustannuksia. Nämä eivät varmasti ole täysiä totuuksia ja saattavat poiketa eri toimialueiden- tai hallintomallien osalta.

1.      Tunnista tarpeesi

Tekniikka mahdollistaa kivoja juttuja, mutta mitä niistä oikeasti tarvitset liiketoimintaasi tukemaan. Kaikella on hintansa ja useasti eivät ainoastaan investointikulut nouse vaan myös lisäksi ylläpitokulut nousevat. Jos et todella tarvitse 24/7/365 järjestelmää, jossa minimikatkoaika on alle 10 minuuttia niin siitä on ihan turha maksaa. Näillekin järjestelmille on paikkansa, mutta muitakin vaihtoehtoja välimaastosta löytyy.

2.      Tunnista toimintaympäristö

Ylimääräisiä kustannuksia kertyy huomattavasti päällekkäisistä hankinnoista lisensseistä, laitteistoista sekä tukisopimuksista. Ymmärrä uuden tekniikan tuomat mahdollisuudet. Ne ratkaisut, jotka olivat kolme vuotta sitten ”3rd party” ratkaisuja, ovat todennäköisesti nyt vakiokomponentteja upotettuna perustoiminnallisuuksiin.

3.      Käytä palveluita, jotka mahdollistavat kulujen muuttumisen liiketoiminnan mukana.

Palvelumallilla, joka ottaa huomioon teidän käyttämänne todelliset resurssit. Hinnoittelu perustuu käytettyihin yksikköihin eli maksat vain siitä mitä käytät.

4.      Suunnittele huolella, mutta älä liioittele

Käyttämällä ammattilaisia, jotka ovat työn tehneet jo useita kertoja, säästät huomattavan paljon aikaa ja saat käyttöösi varmasti toimivia vaihtoehtomalleja. ”Yhtään taloa Suomeen ei tänä päivänä rakenneta ilman rakennussuunnitelmia. Ei myöskään tietojärjestelmiä tulisi ottaa käyttöön ilman riittäviä suunnitelmia.”

5.      Pysy suunnitelmassa

Todennäköisesti ainakaan tekniikan osalta koskaan ei ole sopiva aika tehdä päätöstä. Aina on uudempi, hienompi ja parempi versio odottamassa nurkan takana. Kesken hankkeen muuttaessasi näkökulmaa tai tekniikkaa, saat aloittaa taas kaiken alusta. Tekniikka itsessään ei ole hyöty vaan se mitä sillä saadaan aikaiseksi. Vaadi erittäin hyvät perustelut muuttaaksesi suunnitelmaa.

      +1   Jos ei ole budjettia, niin ei kannata tehdä mitään

  Purkkaviritys tulee aina kalliimmaksi myöhemmässä vaiheessa. Toimintatapoja muuttamalla tai osaamista kehittämällä pärjäät todennäköisesti pidemmälle.

Yksi yleinen huomio on, että liian usein ratkaisu on uusi tekninen laite, softa tai joku muu härpätin. Hyvästä esimerkistä käy tietoturvajohtajan näkökulma ”Yli 90% yrityksen tietoturvan kehittämisestä ja hallinnoinnista koostuu käyttäjien ohjeistamisesta, kouluttamisesta sekä toimintatapojen muokkaamisesta”. Tämä näkökulma kannattaa muistaa myös muissa kuin tietoturva-asioissa.